บริษัท ฮอนด้ามาฮ่า จำกัด

บริษัท HONDAMAHA จำกัด 

ความเป็นมา
                      เนื่องจากบริษัทHONDAMAHA จำกัด ได้ทำการเปิดบริษัทขึ้นมาทำธุรกิจขนาดกลางในปี พ.ศ.2554 เปิดมาเพื่อทำการขาย ซ่อมและจำหน่ายอุปกรณ์รถมอเตอร์ไซด์ มีจำนวนแผนกรวม 6 แผนกมีพนักงานทั้งหมด 64 คนคือแผนกฝ่ายบัญชี 9 คน ฝ่ายบุคคล 5 คน ฝ่ายประชาสัมพันธ์ 5 คน ฝ่ายจัดซื้อ 13 คน ฝ่ายซ่อมแซม 14 คน และฝ่ายขาย 18 คน


โครงสร้างองค์กร

ภารกิจหลักของบริษัท

                1. นำเสนอสิ่งดีให้กับลูกค้า

                2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในการทำงานและบริการ

วัตถุประสงค์ของบริษัท

                1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น

                2. เพื่อขยายกิจการ

                3. เพื่อให้เป็นที่รู้จักของตลาด

                4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน

                5. เพื่อให้บริษัทมีความมั่นคง 

เป้าหมายของบริษัท
                สร้างผลกำไรให้ได้สูงสุด

ความหมายของแต่ละแผนก
                ผู้บริหาร เป็นคนที่มีความรับผิดชอบในการดำเนินชีวิตประจำวันของ บริษัท หรือองค์กร ในบางพื้นที่ของโลกคำว่า"กรรมการผู้จัดการ"เทียบเท่ากับ"หัวหน้า ข้อมูลที่หัวหน้าผู้บริหารของ บริษัท  ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ บริษัท ทั้งหมดหรือเพียงส่วนหนึ่งของหนึ่งในกรรมการบริหารมีจำนวนของความรับผิดชอบ
                ฝ่ายซ่อมแซม ทำหน้าที่วิเคราะห์การซ่อมแซมอุปกรณ์จากสินค้าที่ลูกค้ามีการเสียหายแล้วส่งต่อให้ฝ่ายซ่อมแซม
                ฝ่ายบริหาร ทำหน้าที่ในการสนับสนุนหรือเห็นชอบแต่ละนโยบายของแต่ละหน่วยงานภายในองค์กร
                ฝ่ายการตลาด เป็นผู้รับผิดชอบต่อกลยุทธ์, กลยุทธ์และโปรแกรมเพื่อสร้างความสนใจความต้องการและการยอมรับสำหรับแอคซอฟท์แวคอร์ปอเรชั่นและผลิตภัณฑ์ของ บริษัท ผ่านการใช้งานประชาสัมพันธ์การตลาดสินค้า, Creative Services, โฆษณา, กลยุทธ์ความสัมพันธ์ให้ตรง, Event, Channel และการตลาดออนไลน์  ตำแหน่งนี้ยังรับผิดชอบในการวางแผนการจัดองค์การการจัดคนเข้าทำงานการฝึกอบรมและการจัดการฟังก์ชั่นการตลาดทั้งหมดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของ บริษัท จากการขาย, การเจริญเติบโตผลกำไรและการมองเห็นขณะที่มั่นใจข้อความทางการตลาดที่สอดคล้องกันและให้ได้ตำแหน่งบนพื้นฐานทั่วโลกสอดคล้องกับองค์กร ทิศทาง
                แผนกจัดซื้อ หมายถึงธุรกิจหรือองค์กรที่พยายามสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ, กระบวนการสามารถแตกต่างกันมากระหว่างองค์กร
                แผนกบัญชี ทำหน้าที่ทางด้านการเงินซึ่งเป็นฝ่ายที่สำคัญมากที่สุดอีกฝ่ายหนึ่งก็ว่าได้เพราะงานในทกด้านต้องมีการใช้เงินมีรายรับ รายจ่ายก็ต้องผ่านทางฝ่ายบัญชี
                แผนกซ่อมแซม เมื่อสินค้ามีการชำรุดหรือผิดปกติตามที่ทางลูกค่านำมาซ่อมหรือแก่ไขจะต้องทำการซ่อมให้ลูกค้า
                แผนกประชาสัมพันธ์ ทำหน้าที่ให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าเมื่อลูกค้าต้องการขอความช่วยเหลือต้อสามารถให้คำปรึกษานั้นๆได้จะเป็นฝ่ายงานที่แจ้งให้ลูกค้าทราบ
                แผนกขาย ทำหน้าที่นำเสนอสินค้าสู่ลูกค้าเพื่อให้มียอดขายเพิ่มมากขึ้น

หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

แผนกบัญชี
                มีหน้าที่ในการจัดทำบัญชีรายรับ – รายจ่ายของศูนย์รถจักรยานยนต์ ฮอนด้ามาฮ่าในแต่ละวันควบคุมการ การโอน – การฝากเงิน ของศูนย์รถตรวจสอบใบเสร็จ ต่างๆประมาณรายได้และค่าใช้จ่ายคิดคำนวณภาษีดอกเบี้ย ภาษีมูลค่าลดย่นภาษี จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบกระแสเงินสด ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน 

 ปัญหาในแผนกบัญชี
                1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

                2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา

                3.เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่ายข้อมูลไม่ปลอดภัย อาจเกิดการทุจริตได้ง่าย

                4.ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก

                5.ติดตามข้อมูลของลูกค้าได้ยาก เพราะข้อมูลมีเยอะ

                6. การดูแลรักษาทำได้ยาก อาจมีการชำรุด สับเปลี่ยน หรือศูนย์หาย

แผนกบุคคล

                มีหน้าที่จัดทำประวัติของพนักงานจ่ายเงินเดือน สวัสดิการ ประกันสังคม โบนัส โอที โบนัสต่อปีจัดทำตารางทำงานของพนักงาน วันหยุด ลาพักร้อน ลาป่วย ลากิจตรวจเช็คเวลาเข้า – ออกของพนักงานสรรหาและจ้างบุคคลากรที่มีคุณภาพ

ปัญหาในแผนกบุคคล

                1.การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

2.ปัญหาการจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่น เพราะสวัสดิการแต่ละคนไม่เท่ากัน

3.ตรวจสอบวันลา หยุด ของพนักงานทำได้ยาก เสี่ยงต่อการทุจริตของพนักงาน

4. ไม่ทราบเวลาเข้า – ออกของพนักงานเพราะต้อง เซนชื่อก่อนเข้างาน

แผนกการขาย

                มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อและข้อมูลการสั่งซื้ออธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

ปัญหาในแผนกการขาย

1.เอกสารมีจำนวนมากทั้งเอกสารสินค้า เอกสารลูกค้า ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ

2.การค้นหาเอกสารทำได้ยาก เสียเวลา

3. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

4. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

แผนกประชาสัมพันธ์

                มีหน้าที่นำเสนอสินค้า โปรโมชั่นแก่ลูกค้าให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและแนะนำสินค้า สร้างความมั่นใจความน่าเชื่อถือ ความพึงพอใจ ใส่ใจทุกคำติชมของลูกค้าประชาสัมพันธ์สร้างความเชื่อถือให้แก่บริษัทและตัวสินค้าจัดทำข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าบริการหลังการขายและบริการจดทะเบียน ต่อพ.ร.บ.รถ

ปัญหาในแผนกประชาสัมพันธ์

                1. ลูกค้าไม่เข้าใจ รายละเอียดของสินค้า

                2. ลูกค้าไม่พึ่งพอใจต่อการบริการของพนักงาน

3. มีการประชาสัมพันธ์ไม่ทั่วถึง

4. เสียเวลาในการหาเอกสาร

5. ติดต่อลูกค้าลำบาก

แผนกจัดซื้อ

                มีหน้าที่วางแผนตรวจสอบระบบการรับสินค้าทั้งหมดทั้งจำนวนสินค้าตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไรและตรวจสอบคุณภาพของสินค้าจัดหาอะไหล่ชิ้นส่วนรถที่ดีมีคุณภาพจัดทำเอกสารเบิกจ่ายสินค้าออกบิลสินค้า

ปัญหาในแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

                1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร

2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก

3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ

5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

แผนกซ่อมบำรุง

                มีหน้าที่  กำหนดนโยบายและวางแผนการบริหารงานซ่อมบำรุงทั้งหมดในบริษัท / โรงงาน ทั้งในด้านเครื่องกลและไฟฟ้าควบคุมดูแลงานซ่อมบำรุงเชิงป้องกันในการตรวจสอบสภาพของเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้บำรุงให้สามารถสนับสนุนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาในแผนกซ่อมบำรุง

                1. จัดลำดับก่อน – หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก

2. เอกสารมีมาก เนื่องจากก่อนจะทำการซ่อมบำรุงแต่ละครั้งต้องทำใบเบิกจ่ายอุปกรณ์จากคลังสินค้าเสียก่อน

3. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้

4. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล

               - ฝ่ายบัญชีไม่ทราบชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เนื่องจากฝ่ายบุคคลไม่แจ้งให้ถี่ถ้วน

               - บัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้ หากแผนกบุคคลไม่แจ้งให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

               - ถ้าการขายแจ้งยอดการสั่งซื้อสินค้า ยอดขายสินค้าไม่ถูกต้องทำให้ฝ่ายบัญชีเกิดความผิดพลาดไปด้วย

                - บัญชีและการเงินไม่สามารถประเมินยอดขายสินทังหมดได้ แล้วสรุปยอดทั้งหมดได้ เนื่องจากฝ่ายขายไม่ส่งยอดมาให้

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดซื้อ

               - บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากแผนกจัดซื้อไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อสินค้า

               - ถ้าแผนกจัดซื้อแจ้งยอดมาไม่ถูกต้อง ทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์

               - บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากประชาสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการประชาสัมพันธ์

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

               - บัญชีและการเงินจะทำยอดบัญชีผิดหากการขายส่งยอดขายมาผิด

               -ฝ่ายขายสรุปยอดไม่ตรงที่กับรายได้ที่ขายไป จึงทำให้ฝ่ายบัญชีสรุปงบประมาณไม่ตรงกัน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี

               - บุคคลจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากบัญชีและการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน

               - ฝ่ายบุคลไม่ได้รับการลดหย่อนภาษีที่ถูกต้อง

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกคลังสินค้า

               - บุคคลไม่สามารถตรวจสอบบุคคลที่มาปฏิบัติงานได้ว่าเป็นพนักงานจริงหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์

               - การขายอาจจะมียอดขายต่ำ หากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกคลังสินค้า

               - การขายจะไม่สามารถขายสินค้าได้ หากสินค้าในคลังหมดและไม่แจ้งให้การขายทราบ

               - หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล

               -การขายไม่สามารถทำได้ หากไม่มีพนักงานขาย

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกบัญชี

               - แผนกจัดซื้อไม่สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ หากไม่ได้รับเงินจากแผนกบัญชี
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกซ่อมบำรุง

               - แผนกจัดซื้อจะไม่ทราบว่าสินค้าในคลังหายไปไหน หากซ่อมบำรุงไม่แจ้งให้ทราบอาจก่อให้เกิดความวุ่นวาย

ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกจัดซื้อ

-  หากที่ซ่อมบำรุงอุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆกินเวลาพอสมควร ซ่อมบำรุงก็จะไม่สามารถซ่อมบำรุงได้

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี
               - ทางประชาสัมพันธ์ไม่สามรถทำการประชาสัมพันธ์ได้ หากไม่ได้รับงบประมาณจากบัญชีและการเงิน

สรุปปัญหาทั้งหมด

1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา3.การสรุปรายรับ-รายจ่าย มีความผิดพลาดบ่อยครั้ง
4. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย
5. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย
6.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง
7. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก
8. ฝ่ายบุคคลไม่ทราบเวลาเข้าทำงาน ทำงานจริงหรือไม่เข้างานสายหรือชั่วโมงงานไม่ครบ9. จัดสรรเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากันและแบ่งโบนัสของแต่ละคนลำบาก10. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก
11. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่
12.หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก
13. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง
14. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง
15. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
16. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก
17. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
18. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ
19. จัดลำดับก่อน – หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก
20. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้
21. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

1. ระบบบัญชี
2. ระบบงานบุคคล
3. ระบบจัดซื้อ
4. ระบบจัดเก็บข้อมูล
5. ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า

ตารางแสดงรายการ การทำงาน  (Functions) ทางธุรกิจทั้งของบริษัท

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อ (Function-to-Data Entities)

เกณฑ์ในการตัดสินใจ
                1. เพิ่มจำนวนลูกค้า                2. สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า                3. เพิ่มภาพลักษณ์ให้กับบริษัท                4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน                5. เพิ่มผลกำไร                6. เน้นสินค้าให้ได้มาตรฐาน

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา

1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้ 

1. ระบบจัดซื้อ                                                                                     

2. ระบบจัดเก็บข้อมูล                                                                         

3. ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า                                  ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 350,000 บาท

ตารางแสดงโครงการที่ต้องการพัฒนา

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. ระบบจัดซื้อ

                วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของสินค้า ประเภทสินค้าสินค้าที่ค้างสต๊อก เพื่อนสะดวกต่อความว่องไวในการตรวจเช็คสินค้า และสะดวกต่อการค้นหาและทำให้เรารู้ว่าสินค้าของในสต๊อกมีมากน้อยเพียงใด เพียงพอต่อการออกจำหน่ายหรือออกโฆษณา

2. ระบบจัดเก็บข้อมูล

          วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของบริษัทไว้โดยแบ่งเป็นแผนกต่างๆที่มีอยู่ในบริษัทเรา จะได้ไม่มีการสูญหายของข้องมูลต่าง และง่ายต่อการค้นหาและเกิดความรวดเร็วขึ้นด้วย3. ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า

                วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการทำการโฆษณาสินค้า มีบริการจองสินค้า ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้าที่มาดูสินค้าของเรา

เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด  จากตารางต่อไปนี้

                จากตาราง พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้งซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเมตริกซ์

                จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบจัดซื้อ กับ ระบบการส่งเสริมการขายและการจองสินค้า แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบจัดซื้อ ซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฎิเสธโครงการพัฒนาระบบการส่งเสริมการขายและการจองสินค้าเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้ามาใช้งาน

                หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้สามารถตรวจสอบคุณภาพสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในคลังในยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ                1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
                2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

แนวทางเลือกในการพัฒนา

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
แนวทางเลือกที่ 1  จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

         ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบจัดซื้อมาใช้งานในบริษัทเพื่อการเลือกอะไหล่ และอุปกรณ์ที่มีมาตรฐานที่ดีให้แก่ลูกค้า เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความวางไว้วางใจต่อลูกค้าเสมือนลูกค้าเป็นพี่น้องของเรา

วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความสมัยใหม่ของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ
ขอบเขตของระบบ 

                โครงการพัฒนาระบบจัดซื้อได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้
                1.เป็นระบบที่ต้องมีความแม่นยำในการทำงาน
                2. ระบบที่มีความละเอียดแต่หาได้ง่าย
                3. มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
                4. ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน มีความสะดวกต่อการค้นหา
                5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้
ปัญหาของระบบเดิม 
                1. ระบบมีการทำงานที่ซับซ้อน จึงยากต่อการตรวจสอบ
                2. ข้อมูลของระบบมีการขาดหายไปบ้างในบางส่วน
                3. บิลรายการสินค้าตรวจสอบได้ยาก
                4. สินค้าตกหล่น สินค้ามาไม่ครบตามจำรวนที่สั่ง
                5. เอกสารการเบิกจ่าย เงิน หรือ อุปกรณ์มีปัญหา
                6. ข้อมูลของระบบมีจำนวนมาก จึงยากต่อการค้นหาความต้องการของระบบใหม่ 

1. มีการจักระบบให้เป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่ายมากขึ้น
2. มีจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ ไม่เก็บข้อมูลขยะไว้เพื่อมีพื้นที่ในการเก็บข้อมูลได้มากขึ้น
3. มีการจับเก็บบิลสินค้ารายการต่างๆไว้อย่างดี
4. จัดทำระบบเพื่อแล้วสร้างส่วนที่เก็บข้อมูลชนิดนี้โดยเฉพาะ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น
2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
3. ลดระยะเวลาในการทำงาน
4. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน5. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา
7. ปรับปรุงระบบให้ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทได้

แนวทางในการพัฒนา
                ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. การออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

      เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิม ในเรื่องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด และความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท
                 ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท ฮอนด้ามาฮ่า จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
                1.ระบบการจัดซื้อ                2.การจัดเก็บข้อมูล                3. ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า
ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
                1. เริ่มต้นทำโครงการ ศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อน เพื่อดูขั้นตอนการทำงาน หรือหาข้อผิดพลาดของระบบ                2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้
                3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไร และเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการจัดซื้อ

                2.การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่ จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ หรือ ผู้ทดสอบระบบ

                3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ
                 เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไปขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ
          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
                1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบจัดซื้อ มีดังต่อไปนี้

                1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                3.ประมาณการใช้งบประมาณ

                4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                     - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
 

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน25 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 8เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                     170,000     บาท

2.พนักงาน

                ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                     1,100      บาท

                วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                           1,000      บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                               56,500     บาท     

                อื่นๆ                                                                                       10,000     บาท
4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                          35,000    บาท
                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                             2,500    บาท

                รวม                                                                                      276,100    บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบจัดซื้อ ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6เดือน นับตั้งแต่

 เดือน เมษายน –กรกฎาคม2555 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด 

ระยะเวลาดำเนินงาน 

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
                - จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง
                - หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
           จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบจัดซื้ออาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
                ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

-โปรแกรม Microsoft Office 2010

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า
2.ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
                ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้
3.ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
                ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 3เดือน

ตั้งแต่เดือน เมษายน – เดือนมิถุนายน 2555 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ

การกำหนดความต้องการของระบบ
                เมื่อโครงการพัฒนาระบบจัดซื้อสินค้า ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา แล้ว จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากทำงานของระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการของระบบครั้งนี้ ทางทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

                1. ออกแบบสอบถาม

                บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบัญชี”,“ผู้จัดการแผนกบุคคล”,“ผู้จัดการแผนกการขาย”,“ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์”,“ผู้จัดการแผนกจัดซื้อ” และ “ผู้จัดการแผนกซ่อมบำรุง”ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 6  แผนกนี้ เนื่องจาก 6 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบการจัดซื้อสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ 
                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                2. ความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 
                ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN และ Wi-Fi ประกอบด้วย
                1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย WindowsServer 2003
                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 30 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 (จำนวน 20 เครื่อง) Windows XP (จำนวน 10 เครื่อง) และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2007และซอฟแวร์สำเร็จรูป
                - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
                - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStarและใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า                - แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน
                - แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

-แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

-แผนกจัดซื้อ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า
                1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 2 เครื่อง

1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 3 ชุด

2. ความต้องการของระบบใหม่       

                1. สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

                2. สามารถเพิ่มการสั่งซื้อสินค้าได้ง่าย รวดเร็ว                3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน                4.สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

                 จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
                1. สามารถซื้อสินค้าได้รวดเร็ว

                2. มีความสะดวกในการใช้งาน

                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

                4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

                5. สามารถเช็คสินค้าได้

                6. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

                7. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1. ระบบการจัดซื้อ                              เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้าในบริษัท เพื่อให้ย่นเวลาการทำงาน พร้อมทั้งสามารถเช็คดูข้อมูลการส่งซื้อสินค้าย้อนหลัง พร้อมทั้งสามารถพิมพ์ใบเสร็จ การสั่งซื้อสินค้าได้

2. ระบบจัดเก็บข้อมูล
                เป็นระบบที่เพิ่มพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล มีการเรียงตัวของข้อมูลที่ไม่ซับซ้อน สามารถค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้รวดเร็วข้อมูลไม่สูญหายช่วยลดระยะเวลาค้นหาข้อมูล

3. ระบบการส่งเสริมการขายและการจองสินค้า

                เป็นระบบที่ค่อยเกื้ออำนวยให้แก่ ผู้ซื้อ สินค้าและบริการ สามารถตรวจสอบสิทธิต่างๆ ของบริษัท รวมทั้งสามารถจองสินค้าได้ด้วย และมีโปรโมชั่นต่างๆ ตลอดถึง เป็นระบบช่วยเหลือ ช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อ หรือทำสัญญากัลป์ทางบริษัท

ขั้นตอนที่ 4
แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ
จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ

                หลังจากโครงการพัฒนาระบบงานฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

แผนภาพบริบท ( Context Diagram )

อธิบาย Context Diagram
ลูกค้า           - ลูกค้าได้ให้ข้อมูลของตนเองแก่ระบบ
                     - ลูกค้าได้สั่งซื้อสินค้าแล้วระบบได้ออกรายการสินค้าทั้งหมดที่ลูกค้าสั่งซื้อมาให้
                     - ลูกค้าทำการชะรำเงินค่าสินค้าที่สั่งซื้อไป ระบบจึงออกราคาสินค้าที่สั่งซื้อ และออกใบเสร็จมาให้แก่ลูกค้า

ขาย              - แผนกขายได้ส่งสินค้าที่จำหน่ายได้ไปยังระบบแล้วระบบออกรายงานที่ได้จำหน่ายไป
                     - แผนกขายได้จัดราคาสินค้าให้ได้กำไรในการการขายแล้วระบบก็รายงานราคาสินค้ากลับมายังแผนกขาย
                     - ระบบได้ส่งรายงานการจัดโปรโมชั่นสินค้าไปยังแผนกขาย

จัดซื้อ          - แผนกจัดซื้อได้ส่งรายการสินค้าที่สั่งซื้อระบบได้ส่งข้อมูลสั่งซื้อกลับมายังแผนกจัดซื้อ
                     - จัดซื้อได้กำหนดราคาอุปกรณ์ไปยังระบบเพื่อระบบทราบราคาของอุปกรณ์ต่างๆ
                     - จัดซื้อได้ส่งรายละเอียดสินค้าไปยังระบบ แล้วระบบได้ส่งรายการสินค้ามา
                     - จัดซื้อได้ส่งรายการสินค้าที่ได้รับจากการส่งสินค้ามายังระบบ แล้วระบบได้ส่งใบรับสินค้ามา

ประชาสัมพันธ์    - ประชาสัมพันธ์ได้ส่งการจัดโปรโมชั่นสินค้าไปยังระบบ

แผนภาพระดับ 0

อธิบาย Level 0
                เมื่อมาอีกระดับหนึ่งแล้วให้ทราบถึงการทำงานในระบบต่างอีกๆแต่แตกย่อยออกมามี 3 ระบบคือ
                ระบบขาย - ลูกค้าจะส่งข้อมูลของตนเองมา แล้วทำการสั่งซื้อสินค้า และชำระสินค้ามายังระบบ แล้วระบบได้ทำการออกราคาสินค้ากลับไป ออกใบเสร็จ ออกรายการสินค้า แล้วได้ออกโปรโมชั่นให้แก่ลูกค้าด้วย แล้วระบบได้เก็บข้อมูลลูกค้าในแฟ้มข้อมูลลูกค้า เก็บข้อมูลสินค้าในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า เก็บข้อมูลการชำระเงินในแฟ้มข้อมูลการชำระเงิน และแฟ้มข้อมูลโปรโมชั่นได้ถูกเก็บในระบบด้วย
                ระบบประชาสัมพันธ์ – แผนกประชาสัมพันธ์ได้ส่งโปรโมชั่นมายังระบบ แล้วระบบได้เก็บข้อมูลโปรโมชั่นในแฟ้มข้อมูลโปรโมชั่น
                ระบบจัดซื้อ – แผนกจัดซื้อได้ส่งรายละเอียดสินค้าว่ามีอะไรบ้าง การกำหนดราคาอุปกรณ์ต่างๆ รายการสินค้าที่สั่งซื้อมาไปยังระบบ แล้วระบบได้ส่งใบสั่งของให้แก่แผนกจัดซื้อ หลังจากนั้นระบบได้เก็บข้อมูลสั่งซื้อในแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ และระบบได้เก็บข้อมูลรายการสินค้าลงในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า

แผนภาพบริบทระดับ 1

อธิบาย Level 1
                     เมื่อมาที่อีกระดับหนึ่งจะทำการเข้าที่ระบบขายเมื่อเข้ามาในระบบนี้จะมีการจัดเตรียมอุปกรณ์สินค้าและคำนวณราคาสินค้า โดยที่ระบบจัดเตรียมสินค้าจะส่งข้อมูลสินค้าที่จำหน่ายได้ไปยังระบบขายแล้วระบบขายส่งรายงานสินค้าที่จำหน่ายไปยังระบบจัดเตรียมอุปกรณ์สินค้าแล้วเก็บข้อมูลสินค้าในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า ระบบคำนวณสินค้าได้ส่งการกำหนดราคาสินค้าให้ได้กำไรในการขายมายังระบบขายๆได้ส่งรายงานราคาสินค้าไปยังระบบคำนวณสินค้า

แผนภาพบริบทระดับ 3

อธิบาย Level 3

                     เมื่อมาถึงระดับที่สาม ระบบจะมีการทำงานโดยเริ่มจาก การจัดซื้อสินค้า โดยระบบการจัดซื้อสินค้าจะ บอกรายละเอียดของสินค้า โดยผ่าน ระบบข้อมูลสินค้า ระบบข้อมูลสินค้าก็ได้ดึงข้อมูลรายการสินค้า จากฐานข้อมูล รหัส D3 ชื่อไฟล์ ข้อมูลรายการสินค้า แล้วระบบก็จะนำรายการสินค้านั้นไปตรวจสอบผ่าน ระบบความถูกต้อง เพื่อเช็คความถูกต้องตามละเอียดของรายการสินค้า เมื่อผ่านระบบความถูกต้องแล้วก็จะต้องเข้าระบบการรับสินค้า โดยจะมีรายละเอียดรายการสินค้าที่ได้รับ แล้วระบบก็มีการออกใบเสร็จรับสินค้าออกไปยังผู้จัดซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 5
การออกแบบ User Interface

               บริษัท HONDAMAHA  จำกัด มีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เดิมเป็นแบบ LAN ดังนั้นในการออกแบบApplication ขั้นตอนนี้ ทางทีมงานจึงเห็นควรว่า ระบบจัดซื้อ สำหรับแผนกจัดซื้อนั้นจะเป็นแบบกระจาย เพื่อให้เหมาะสมและสอดคล้องกับระบบเครือข่ายเดิม (LAN) ที่มีรูปแบบเป็น Client/Server โดยจะจัดเก็บฐานข้อมูลไว้ที่เครื่องแม่ข่าย (Server) ส่วนตัวโปรแกรม จะติดตั้งไว้ในส่วนงาน 3 ส่วน ดังนี้

1. แผนกขาย สามารถเรียกดูข้อมูลจากระบบการขายสินค้าได้ คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์ คำนวณสินค้า สามารถคำนวณได้รวดเร็วและว่องไวในการขายสินค้า
2. แผนกจัดซื้อ สามารถดูข้อมูลได้ตามความต้องการ สามารถตรวจสอบข้อมูลของสินค้านั้น  จำนวนสินสินค้าในคลังสินค้า ตรวจสอบความถูกต้อง คุณภาพสินค้า และข้อมูลการรับสินค้า สามารถดำเนินการสั่งสินค้าได้
3. แผนกประชาสัมพันธ์  แผนกนี้จะทำการโปรโมชั่นสินค้า โปรโมทสินค้าให้แก่บริษัท ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้า 

               จะเห็นว่าระบบ PIS สามารถตอบสนองความต้องการในระบบใหม่ของผู้ใช้ได้อย่างครอบคลุม รวมถึงความสามารถรองรับการทำ งานแบบ Multi-User ได้ ถึงแม้ว่าจะมีบางส่วนที่ยังไม่เป็นที่พอใจของผู้ใช้เท่าใดนัก แต่เป็นเพียงส่วนน้อยที่ผู้ใช้ยอมรับได้ ซึ่งจะได้รับการพัฒนาต่อไปพร้อมกันกับแผนงานในอนาคตที่จะพัฒนาระบบ PIS ให้สามารถทำ งานบนระบบเครือข่ายอินทราเน็ต (Intranet) ได้ 

              โดยทีมงานจะเลือกใช้ Web Application ที่เหมาะสมในการพัฒนา เช่น ASP เป็นต้น ซึ่งบนระบบเครือข่ายอินทราเน็ตนี้ นอกจากผู้ใช้จะสามารถใช้โปรแกรมของระบบ PIS ร่วมกันผ่านทางเบราเซอร์ (Browser) แล้ว ยังสามารถส่งข้อความหรือข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งกันและกันภายในบริษัทโดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง อีกทั้งยังช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษเพื่อส่งข่าวสารหรือข้อความได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. แนะนำ โปรแกรมระบบจัดซื้อ
                โปรแกรมระบบจัดซื้อเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบ ได้แก่
                1. ระบบขาย เป็นระบบที่มีหน้าที่ในการขายสินค้า แจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ ออกใบเสร็จรับเมิง ใบรายการสินค้า เป็นต้น
                2. ระบบจัดซื้อ เป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่องต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในระบบอื่นๆ เช่น การตรวจสินค้าที่บริษัทสั่งซื้อนั้น ถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลการซื้อ-ขายของแต่ละเดือน
                3. ระบบประชาสัมพันธ์ เป็นระบบที่แจ้งโปรโมชั่นสินค้า แล้วยังติดต่อกับลูกค้ามากที่สุดและง่ายที่สุดอีกด้วย

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

                การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว